Cloud-Lösungen für Unternehmen – mehr als nur ein Onlinespeicher

Ortsunabhängig arbeiten und trotzdem Zugriff auf alle wichtigen Daten haben. Oder mit Kollegen gleichzeitig an einer Präsentation feilen und direkt sehen, ob jemand in einem Meeting ist, an seinem Schreibtisch sitzt oder einen Auswärtstermin hat. Dazu braucht es eine gute technische Infrastruktur. Cloud- und Software-as-a-Service-Lösungen bieten die größtmögliche Flexibilität bei geringen Kosten. Aber wie sieht es mit der Datensicherheit aus? Mit der Rechtevergabe? Und wie ausfallsicher sind Online-Lösungen?

 

Cloud-Lösungen können mehr

Mit dem Begriff „Cloud“ verbindet man zunächst die vielfach genutzten Onlinespeicher wie Dropbox, Google Drive, Microsofts OneDrive oder Apples iCloud. Sie bieten Privatpersonen ebenso wie Unternehmen Speicherplatz, um Daten auszulagern. Der angebotene Speicherplatz reicht dabei von wenigen Gigabyte, die häufig kostenlos erhältlich sind, bis hin zu Paketen mit mehreren Terrabyte. Doch ihre ganze Effizienz spielen die Cloud-Lösungen erst in der Integration mit anderen Anwendungen wie Mail, Kalender, Textverarbeitung und weiterer Software aus. Und auch diese Dienste müssen nicht mehr zwingend gekauft und installiert werden. Software-as-a-Service (SaaS) heißt das Schlüsselwort, bei dem Programme entweder über den Internetbrowser oder über die Server des Anbieters genutzt werden können. Das ist praktisch, denn statt eine Software für viel Geld zu kaufen, zahlt der Nutzer bei SaaS-Lösungen in der Regel nur eine kleine monatliche Nutzungspauschale. Weitere Vorteile: Aufwendige Installationen entfallen in der Regel und die Software ist immer auf dem neuesten Stand.

 

Platzhirsche Google und Microsoft

Google und Microsoft sind als Anbieter von umfangreichen und ineinander verzahnten Cloud-Services sicherlich die Platzhirsche. So bietet Microsoft mit OneDrive als Cloud-Speicher und Office365 als SaaS ein Paket, das die wichtigsten Dienste und Funktionen wie Word, Powerpoint, Excel, Outlook-E-Mail und Kalender miteinander verbindet. E-Mail-Anhänge landen direkt im Cloud-Speicher, Termine per E-Mail landen im Kalender – das ist praktisch.

Ähnlich umfangreich lässt sich Google nutzen. Der Speicher (Google Drive) arbeitet perfekt mit Browser (Chrome), Mailaccount (Gmail) und Kalender zusammen. Mit einem zusätzlichen SaaS-Paket (Sheets, Docs, Slides) lassen sich Word-Dokumente, Powerpoint-Präsentationen und Excel-Tabellen auch von mehreren Nutzern gleichzeitig bearbeiten.

 

Synchronisation

Damit effizient in der Cloud gearbeitet werden kann, ist die automatische Synchronisation zwischen den Daten im Onlinespeicher und jenen auf dem Endgerät von entscheidender Bedeutung. Nur so sind auch größere Dateien jederzeit verfügbar. Online wie offline. Remote-Access-Lösungen, also Dienste bei denen Dateien erst „auf Anfrage“ aus dem Cloud-Speicher geladen werden, sind zwar weniger aufwendig in der Installation des Systems, benötigen aber einen dauerhaften Zugang zum Internet. Ist der User offline hat er keine Möglichkeit eventuell benötigte Dateien aus der Cloud zu laden.

 

Datensicherheit

Sobald Daten außerhalb des eigenen Unternehmens gelagert werden, spielt das Thema Datenschutz eine wichtige Rolle, denn in der Regel stehen die Server der großen Anbieter wie Google und Microsoft im Ausland – meist mit deutlich geringeren gesetzlichen Vorschriften zur Datensicherheit. Lediglich Dropbox bietet größeren Unternehmen ab 250 Mitarbeitern die Möglichkeit der Speicherung auf deutschen Servern. Zwar betonen alle großen Unternehmen, dass die eingelagerten Daten verschlüsselt würden, was sie bei Hackerangriffen von außen schützt, jedoch haben Anbieter wie Google oder Microsoft selbst die Möglichkeit direkt oder indirekt auf diese Daten zuzugreifen. Wirklich Abhilfe schafft lediglich die Verschlüsselung von Daten vor dem Hochladen in die Cloud. Das geschieht mit Programmen wie Cryptomato, Boxcryptor oder Veracrypt. Diese Dienste binden einen verschlüsselten Ordner in die Cloud-Laufwerke ein, der nur vom Nutzer selbst entschlüsselt werden kann.

Rechtevergabe: Wer darf was?

Insbesondere bei größeren Teams und Unternehmen bedarf es zusätzlich einer klaren und transparenten Struktur, die zeigt, wer innerhalb des Unternehmens auf welche Daten Zugriff hat. Das reicht von der Frage, wer auf einen privaten Ordner eines Mitarbeiters zugreifen kann, welche Personen Zugang zum E-Mail-Server haben, bis hin zur Frage, wo sensible Daten wie Personalakten und Abrechnungen abgelegt werden. Jedes Teammitglied muss wissen, wer auf welche Dateien zugreifen kann.

 

Ausfallsicherheit

Es kommt nicht oft vor, aber es kann vorkommen: Der Anbieter der Cloud ist offline und der Nutzer kann auf wichtige Dateien nicht zugreifen. Manchmal ein paar Minuten, manchmal ein paar Stunden. Das ist ärgerlich, aber nicht auszuschließen. Wichtig ist es daher einen Anbieter zu wählen, der eine hohe Ausfallsicherheit garantiert. Und da lohnt der Blick hinter das Komma, denn die meisten Cloud-Dienste werben mit einer Erreichbarkeit von 99,xx%. Aber diese Nachkommastellen trennen die Spreu vom Weizen.

Die Erreichbarkeit wird in der Regel pro Jahr angegeben. 99% Erreichbarkeit im Jahr klingen zwar auf den ersten Blick famos, bedeuten aber auch 1% Nichterreichbarkeit. Und das sind immerhin mehr als 87 Stunden. Dreieinhalb Tage. Oder fast elf Arbeitstage. 99,9% Erreichbarkeit bedeuten lediglich eine Ausfallzeit von knapp neun Stunden. Und bei 99,99% Erreichbarkeit liegt der Ausfall bei weniger als einer Stunde im Jahr. Hier gilt es also genau hinzuschauen und abzuklären, welche Ausfallzeiten tolerierbar sind.

2018-06-20T11:15:46+00:0020.06.2018|