Kollaborative Zusammenarbeit – diese Tools braucht dein Business wirklich

Den Teammitgliedern aus der Bahn ein Dokument zukommen lassen. Im Wartezimmer per Smartphone den Stand des neuen Projekts checken. Und abends auf dem Sofa mit dem Tablet noch schnell eine Nachricht verschicken.
Ortsunabhängig, online und kollaborativ in Teams zu agieren ist mehr als ein Trend. Es ist die Zukunft der Arbeit – für Startups ebenso wie für mittelständische Unternehmen.
Doch welche Tools sind am sinnvollsten? Wir stellen euch vier Lösungen vor, die die Online-Zusammenarbeit erheblich vereinfachen.

Trello, die Projektmanagement-Lösung

Dass Projektmanagement-Software nicht zwingend unübersichtlich und tabellenlastig sein muss, beweist der 2011 gestartete web-basierte Dienst Trello. Sehr intuitiv, schnell und einfach können Nutzer Projekte in einem sogenannten Board anlegen. Auf diesem Board werden Listen und Karten platziert und mit anderen Nutzern geteilt bzw. bearbeitet.

Insbesondere für Menschen, die Informationen am liebsten visuell aufnehmen, ist Trello eine hervorragende Lösung. Auch bei größeren Projekten verliert man nie die Übersicht. Wie auf einer Pinnwand hat der Nutzer alle wichtigen Tasks und deren Bearbeitungsstand vor Augen. Auch bereits abgeschlossene Arbeitsschritte lassen sich in Listen sammeln und halten das Motivationslevel im Team hoch. Jede Änderung wird übersichtlich archiviert, sodass jedes Mitglied sieht, wer an welcher Liste oder Karte gearbeitet hat. Natürlich können einzelne Karten Dateien wie Grafiken, PDF-oder Word-Dokumente angehängt werden. Die Anbindung an diverse Cloud-Dienste wie Google Drive und Dropbox ist ebenfalls selbstverständlich. Sehr nützlich ist auch die Möglichkeit, Checklisten und Deadlines für einzelne Aufgaben zu erstellen.

Mehr als 19 Millionen Nutzer verwenden inzwischen Trello. Der Dienst läuft sowohl im Browser als auch per App für Android, iOS und Desktop-PCs. Gut für Gründer: Die Software bietet bereits in der kostenlosen Basisversion einen super ausgestatteten Funktionsumfang.

Slack, der Team-Messenger

Wer die Kommunikation in einem Team oder einem Unternehmen effizient bündeln möchte, sollte einen Blick auf den Messengerdienst Slack werfen. In beliebig vielen frei erstellbaren Kanälen lassen sich so Arbeitsgemeinschaften, Teams oder Projektgruppen ordnen. Innerhalb dieser Kanäle können die einzelnen Mitglieder chatten, Nachrichten und Dokumente austauschen und gemeinsam an Dateien arbeiten. Notifications auf dem Desktop zeigen dem Nutzer an, wenn es in einem seiner Kanäle Neuigkeiten gibt. Diese Notifications sind frei konfigurierbar, sodass der User nur bei seinen vorher festgelegten Themen oder Keywords benachrichtigt wird.

Mächtig wird Slack vor allen Dingen durch die Möglichkeit der Integration von zahlreichen anderen Diensten wie Dropbox, Giphy, Zendesk oder dem Google Kalender.

Slack nutzen bereits mehr als zwei Millionen Nutzer. Rund zwei Drittel davon arbeiten mit der kostenlosen, aber umfangreichen Basisversion. Für zusätzliche Features – etwa das Teilen des Bildschirminhalts oder Videoanrufe aus jedem Chat heraus – fallen jedoch zusätzliche Kosten an.

Skype, der Klassiker

Der 2003 gestartete Messengerdienst Skype hat die kostenlose Videotelefonie massentauglich gemacht und ist dank der guten Integration in nahezu jedes Betriebssystem auch heute noch ein wichtiges Tool für die virtuelle Teamarbeit.

Neben der Voice-over-IP-Telefonie (VoIP) und der Videotelefonie machen insbesondere die Features des Screen-Sharing, der Dateiübertragung sowie der Videokonferenz mit mehreren Teilnehmern Skype zum Muss, wenn es um den schnellen Informationsaustausch in Gruppen geht.

Die meisten Funktionen von Skype sind kostenlos nutzbar. Wie auch schon bei den anderen vorgestellten Tools kosten zusätzliche Features – etwa Konferenzschaltungen mit mehr als zehn Teilnehmern – Geld. Alles in allem ist der Umfang der kostenlosen Features aber für die meisten kleinen Teams völlig ausreichend.

Hangouts, die volle Google-Power

Hangouts ist der Videokonferenz- und Messaging-Dienst von Google. Ähnlich wie bei Skype, können die Nutzer chatten, Dateien teilen und Videotelefonie betreiben. Praktisch und effizient ist dabei die Integration des Dienstes innerhalb des Google-Ökosystems, sodass Hangouts sowohl über Google+ und aus dem Gmail-Konto als auch über eine Erweiterung des Chrome-Browsers aufgerufen werden kann. Eine Verbindung zum Google Kalender und zum Cloudspeicher Google-Drive ist ebenfalls selbstverständlich.

Die Nutzer benötigen lediglich ein Google-Konto, um den Dienst nutzen zu können. Der Vorteil gegenüber Skype: Hangouts können auch öffentlich gesendet werden – das bietet sich zum Beispiel für Webinare an und ermöglicht eine sehr direkte Zielgruppenansprache.

Hangouts bietet sich also nicht nur für die interne Kommunikation von Teams an, sondern kann darüber hinaus auch prima für die externe Kommunikation – etwa zu Kundenansprache – genutzt werden.

Natürlich gibt es zahlreiche weitere Tools: Evernote, Asana, Todoist – das Angebot an größtenteils kostenlosen Diensten, die interessant für Startups und mittelständische Unternehmen sind, ist kaum überschaubar. Immer wieder tauchen neue Anbieter auf und ältere Dienste stellen den Betrieb ein. Halte also die Augen offen, probiere viel aus und finde so die optimalen Programme, die dein Unternehmen effizienter, schneller und besser machen.

2017-10-23T09:48:44+00:0023.10.2017|